Les étapes d'une médiation


LES ETAPES DE LA PROCEDURE

De la saisine du Centre


Etape 1. Réception de la demande de médiation

Cas d'ouverture de la médiation du CAMM (Art.1) :


1. La médiation du CAMM est sollicitée dans quatre (4) cas de figure :

o A la demande spontanée d'une partie, en l'absence de toute clause contractuelle, qui souhaite voir le Centre proposer une médiation à l'autre partie alors que le conflit est né et si cette dernière ne s'y oppose pas ;

o Lorsque les parties l'ont prévu dans le contrat comme une modalité amiable de règlement des différends à naître au sujet de la validité, de l'interprétation, de l'exécution ou de l'inexécution, de l'interruption ou de la résiliation de leur contrat ; la médiation peut alors être mise en œuvre à la demande de la partie la plus diligente qui souhaite voir le Centre proposer cette médiation à l'autre partie et si cette dernière ne s'y oppose pas ;

o A la demande conjointe des parties lorsqu'elles en conviennent une fois le litige né ;

o Lorsque le Centre, saisi d'une demande d'arbitrage, estime qu'une médiation peut être proposée aux parties et si celles-ci l'acceptent formellement.

2. La médiation peut être prévue par les parties comme une modalité unique et définitive de règlement de leur litige, soit comme une modalité préalable à l'arbitrage, soit comme un préalable au recours devant les tribunaux étatiques.

Demande de médiation (Art. 2)

• Le Centre est saisi du différend par une demande formulée soit conjointement par les deux (2) parties, soit à défaut, par la partie la plus diligente (Art.2.1.).

• La demande contient l'identité des parties à la médiation ; leurs adresses et coordonnées complètes ; l'exposé sommaire des faits et leur position respective ou la position de la partie qui saisit le Centre ; les frais d'ouverture de la procédure tels que fixés selon le barème en vigueur (Art 2.2.).
• En cas de médiation proposée par le Centre, la requête d'arbitrage tient lieu de requête de médiation et les frais d'ouverture de la médiation sont imputés sur la somme versée lors de l'enregistrement de la requête d'arbitrage.

• La requête en médiation est enregistrée par le Secrétariat général qui la notifie aussitôt à l'autre partie.

De l'introduction de la procédure


Etape 2. Réponse à la demande de médiation (Art. 3)

• A la diligence du Secrétariat général, la demande de médiation, accompagnée d'une copie du règlement de médiation, est adressée à l'autre partie (Art. 3.1.) ;

• Cette dernière dispose d'un délai de quinze (15) jours pour y répondre (Art. 3.2.) ;

• En l'absence de réponse au bout de ce délai, ou en cas de refus explicite de la proposition de médiation, le Centre, prenant acte de la situation, en informe la partie qui l'a saisi et clôt le dossier, les frais d'ouverture du dossier lui étant acquis (Art. 3.2.).

• En présence d'une clause de médiation et/ou de conciliation, le Secrétariat général du CAMM, sur saisine de la partie la plus diligente, invite l'autre partie à formuler ses souhaits quant au profil du médiateur à désigner et à lui faire part de sa position sur le litige. En effet, les parties qui ont inséré une clause dite de conciliation et/ou de médiation s'obligent, de bonne foi, à la mettre en œuvre, une fois le litige né. Seule la production d'un procès-verbal de non-conciliation rédigé par le médiateur permet de libérer les parties de leur obligation contractuelle visant à régler à l'amiable leur différend, préalablement à tout contentieux judiciaire ou arbitral (Art. 3.3.).


Etape 3. Désignation du médiateur (art. 4)

• Le médiateur peut être désigné conjointement par les parties. Dans cette hypothèse, le médiateur directement pressenti par les parties doit être confirmé par le Comité de médiation et d'arbitrage du CAMM après qu'il ait produit sa déclaration d'indépendance (art.4.1.).

• Si les parties n'ont pas directement proposé un médiateur, le Secrétariat général du CAMM leur propose trois noms de médiateurs les plus aptes à mener la médiation en fonction des souhaits exprimés par les parties et de la nature du litige. Les parties sont alors libres de choisir par elles-mêmes parmi ces trois noms ou bien, à défaut d'accord, de laisser le Comité de médiation et d'arbitrage désigner leur médiateur. En l'absence d'indication de la part des parties sur le médiateur, le Comité de médiation et d'arbitrage du CAMM désigne toujours un médiateur unique dont le profil est le plus adapté possible au litige (art.4.2.).

• En principe, la médiation est diligentée par un médiateur unique. Toutefois, si les circonstances le recommandent, deux (2) médiateurs peuvent être nommés qui officient alors en co-médiation (Art. 4.2.).


Etape 4. Déclaration d'indépendance et respect du Code de déontologie des médiateurs du CAMM

• Tout médiateur, qu'il soit pressenti par le Secrétariat général du CAMM ou directement par les parties, doit produire une déclaration d'indépendance et de disponibilité et s'engager, par écrit, à respecter le Code de déontologie des médiateurs du CAMM (Art. 4.1.).


Etape 5. Déroulement de la médiation

• Après avoir enregistré la requête en médiation et la réponse à cette requête, et après encaissement des frais de médiation représentant les frais d'ouverture, les frais administratifs et les honoraires, le Secrétariat général organise la première rencontre entre les parties et le médiateur. Les premières minutes de cette rencontre se déroulent en présence du Secrétaire général du Centre ou de son représentant (Art. 5).

• Le médiateur aide les parties à trouver une solution négociée à leur différend (Art. 6.1.).

• Le médiateur diligente librement, avec célérité et efficacité, en prenant en considération les volontés exprimées par les parties (Art. 6.3.).

• Pour parvenir à cet accord, le médiateur est maître des modalités d'exécution de sa mission. S'il l'estime opportun, il peut entendre les parties séparément après avoir reçu leur accord de principe sur cette modalité. Dans ce cas, il veille à assurer un équilibre de traitement entre toutes les parties et à faire respecter la confidentialité des entretiens séparés (Art. 6.2. et 8.2.).

NB : Avant le début de la médiation, le Centre invite les parties à verser une provision pour garantir le paiement des frais et honoraires de médiation. Ces frais ne sont pas remboursés aux parties si la médiation se termine par un constat de non-conciliation totale ou partielle (Art.11.3.).
Au cours de la médiation, et si les circonstances l'exigent, le Centre peut soumettre aux parties une demande de paiement d'un complément de provision (Art. 11.4.).
Lorsque la médiation se déroule en dehors de la ville siège du CAMM, les frais de déplacement du médiateur et ceux des représentants du Secrétariat général sont pris en charge par les parties (Art. 11.5.).


Etape 6. Délai et fin de la procédure (art. 9 et 10)

• Le médiateur dispose d'un délai de trois (3) mois pour conclure la médiation à compter de la date de sa désignation par le Centre (Art. 9.1).

• Au vu des circonstances du dossier, le délai ci-dessus peut être prolongé par le CAMM, à la demande des parties et du médiateur, le Centre se réservant la possibilité de clore d'office le dossier à l'expiration d'un délai maximum de six (6) mois à compter de la saisine du médiateur, les frais administratifs demeurant acquis (Art 9.2.).

• La médiation prend fin par :

o Le protocole d'accord transactionnel signé des parties ;
o Un procès-verbal de non-conciliation rédigé et signé par le médiateur constatant l'échec de la médiation ;
o La défaillance des parties, en raison du non-paiement des frais de médiation.


Etape 7. Protocole d'accord transactionnel (Art. 10)

• Lorsque la médiation se termine par un accord, les parties, aidées le cas échéant de leurs conseils, le formalisent dans un protocole d'accord transactionnel qu'elles signent. Le médiateur n'est pas partie à l'accord mais signe la transaction pour matérialiser sa présence aux côtés des parties et attester de l'existence de la médiation. A la demande des parties et/ou en l'absence de conseil auprès d'elles, le médiateur, s'il en a la capacité, rédige lui-même le protocole d'accord transactionnel (Art. 10.2.).

L'accord signé des parties et du médiateur constitue une transaction ayant autorité de la chose jugée. A ce titre, l'accord lie les parties et met fin au différend (Art.10.3.).

• Le protocole d'accord transactionnel résultant de la médiation doit être exécuté spontanément par les parties. En cas de refus d'exécution volontaire, la partie la plus diligente peut demander à la juridiction étatique compétente l'apposition de la formule exécutoire qui transforme l'accord en titre exécutoire, susceptible d'exécution forcée (Art. 10.5).


Etape 8. Frais de la médiation (Art. 11)

• Les frais de médiation représentent les frais administratifs du CAMM et les honoraires et débours éventuels du médiateur. Ils sont déterminés par application du barème prévu en annexe du Règlement. Avant la médiation, les parties doivent verser une provision pour éviter tout risque d'impayé. Cette provision ne sera pas remboursée en cas d'échec de la médiation et peut être complétée par un autre appel à provision si le Centre l'estime utile.

Les frais de la médiation sont toujours répartis à parts égales entre les parties, à moins qu'elles n'en disposent autrement dans le cadre de leur protocole d'accord transactionnel.