Les etapes d'un arbitrage


De l’introduction de la procédure

Etape 1. Réception de la demande d’arbitrage

La partie qui prend l’initiative de recourir à l’arbitrage du CAMM, élabore et communique sa demande d’arbitrage au Secrétariat général, conformément à la procédure décrite par le règlement d’arbitrage (Art.1) ;

Le demandeur doit adresser sa demande et ses annexes en autant d’exemplaires qu’il y a de parties et d’arbitres à nommer, plus un exemplaire pour le Secrétariat général (Art.1.4.).

Etape 2. Traitement de la demande par le Secrétariat général


  • La requête n’est enregistrée que si elle est accompagnée du versement des frais d’ouverture tel que fixé par le barème en vigueur au jour de la demande (art.1.5.).
  • Une fois les frais d’ouverture réglés, le Secrétariat général accuse réception de sa requête au demandeur et, dans les cinq (5) jours de ladite réception, notifie à la partie ou aux parties défenderesses copie de la demande à laquelle il joint un exemplaire du Règlement d’arbitrage (Art.2.1).
  • La date de réception de la demande d’arbitrage par le défendeur fait courir à l’égard de ce dernier, le délai de réponse (Art. 2.1 et 2.2.).
  • Une notification est réputée être arrivée à destination si elle a été remise soit en mains propres du destinataire, soit à sa résidence habituelle, à son établissement ou à son adresse postale, soit encore si aucune de ces adresses n’a pu être trouvée après une enquête raisonnable, à la dernière résidence ou au dernier établissement connu du destinataire (Art.11.1.).

Etape 3. Réponse à la demande /demande reconventionnelle

  • Le défendeur adresse sa réponse au demandeur par l’entremise du Secrétariat général dans le délai d’un (1) mois à compter de la réception de la notification de la demande d’arbitrage (Art.2.3.).
  • Toute demande reconventionnelle doit contenir une indication de son objet et dans la mesure du possible, une indication du ou des montants réclamés (Art.2.3.f).
  • La réponse est communiquée au Secrétariat général en autant d’exemplaires qu’il y a de parties, d’arbitres à nommer, plus un exemplaire pour le Secrétariat général (Art.2.4.).

NB : deux cas de figure peuvent se présenter :

1. Le contrat litigieux ne contient pas de clause compromissoire (Art.4.1.). Dans ce cas, le Secrétariat général procédera à la signature d’un compromis d’arbitrage entre  les parties. Si le défendeur ne répond pas dans le délai imparti, le Secrétariat général en informe le demandeur et clôt le dossier. En effet, lorsqu’il n’y a pas de convention d’arbitrage (clause insérée dans un contrat ou compromis signé au jour du litige), la procédure ne peut se mettre en œuvre.

2. Le contrat litigieux  contient une clause compromissoire (Art.4.4.). Dans ce cas, les parties sont liées par cette clause et l’arbitrage a lieu,  même si une partie s’y oppose ou s’abstient d’y participer. Si le défendeur ne répond pas dans les délais impartis, la procédure suit son cours.    

Etape 4. Notification de la réponse et de la demande reconventionnelle au demandeur

  • Le Secrétariat général transmet au demandeur copies de la réponse du défendeur et de ses annexes dans les cinq (5) jours de sa réception (Art. 2.5.).
  • En cas de demande reconventionnelle formulée par le défendeur, le demandeur dispose d’un délai de trente (30) jours à compter de la réception de celle-ci pour y répondre par le dépôt d’une note complémentaire (Art.3.1).
  • Après réception de la demande d’arbitrage, de la réponse et éventuellement, de la note complémentaire, le Secrétariat général calcule la provision à devoir par les parties conformément aux dispositions de l’article 5 du règlement d’arbitrage après consultation du Comité de médiation et d’arbitrage pour validation du montant réclamé et de la répartition (Art.5).

 

De la constitution du Tribunal Arbitral


Etape 5. Composition du Tribunal arbitral

  • Le différend est tranché selon la volonté des parties par un Tribunal arbitral composé d’un arbitre unique ou de trois arbitres (Art.7.1).
  • Les arbitres sont choisis par chacune des parties, sous réserve de leur confirmation par le Centre (Art.7.2).
  • Lorsque le Tribunal arbitral doit être composé de trois arbitres, chacune des parties, respectivement dans la demande d’arbitrage et dans la réponse à cette demande, propose un arbitre pour confirmation par le Centre. Dans ce cas,  le troisième arbitre est nommé par le Centre et assure la présidence du Tribunal arbitral (Art. 7.3).

En cas de désaccord sur le nombre et/ou l’identité des arbitres dans le délai de quinze (15) jours à compter de la réception de la réponse à la demande d’arbitrage, le Tribunal arbitral est constitué  par le Comité de médiation et d’arbitrage. (Art.7.5)


NB : en cas de pluralité de demandeurs ou de défendeurs, et si le litige est soumis à trois arbitres, les demandeurs conjointement et les défendeurs conjointement, désignent chacun un arbitre pour confirmation par le Comité de médiation et d’arbitrage. A défaut d’une telle désignation conjointe et de tout accord entre les parties sur les modalités de constitution du Tribunal arbitral au terme d’un délai de quinze (15) jours, le Comité de médiation et d’arbitrage nomme la totalité du tribunal arbitral et désigne l’un des arbitres comme président dudit tribunal (Art.7.5).

Dans tous les cas, le CAMM tient compte, pour la constitution du Tribunal arbitral, de la nationalité des parties et des arbitres, de leur lieu de résidence, de la langue des parties et de la nature des questions en litige (Art.7.6).

Etape 6. Déclaration d’indépendance de l’arbitre

  • Tout arbitre dont la nomination ou la confirmation est envisagée, soumet au Centre, une déclaration d’acceptation de sa mission, d’indépendance et de disponibilité ainsi qu’un exemplaire du Code de déontologie des arbitres du CAMM par lui signé. Dans sa déclaration, l’arbitre est ténu de divulguer tout fait ou circonstance qui pourrait être de nature à mettre en cause son indépendance et son impartialité dans l’esprit des parties (Art.8.1.)
  • De même, en cours de la procédure, l’arbitre doit immédiatement porter à la connaissance du secrétariat général toute circonstance nouvelle qui serait de nature à affecter son indépendance ou son impartialité dans la conduite de l’affaire (Art.8-2).
  • Le secrétariat général communique ces informations au Comité de médiation et d’arbitrage pour décision à prendre. Si le fait de défaut d’indépendance est avéré, le Comité de médiation et d’arbitrage met fin à la mission de l’arbitre, et il est procédé immédiatement à la désignation d’un remplaçant dans les mêmes conditions que celles qui ont présidé à la constitution de l’arbitre en cause (Art.10-3).


Etape 7. Confirmation des arbitres

  • Les arbitres désignés par les parties qu’ils soient choisis sur la liste des arbitres agréés près le CAMM ou ceux choisis en dehors de cette liste doivent être confirmés dans leur mission par le Comité de médiation et d’arbitrage. (Art.7.3)


NB : Les arbitres peuvent faire l’objet de récusation (Art.9) ou de remplacement (Art. 10).


De la procédure arbitrale


Etape 8. Remise du dossier au Tribunal arbitral


  • Le Secrétariat général transmet le dossier au Tribunal arbitral dès que celui-ci est constitué et sous réserve que les provisions réclamées aient été versées.


Etape 9. Rencontre entre les parties et le Tribunal arbitral pour établissement de l’Acte de mission


  • Dès l’acceptation de sa mission par l’arbitre unique ou par le troisième arbitre, le secrétariat général choisi une date avec le Tribunal arbitral pour convoquer les parties à une réunion de cadrage en vue d’établir l’acte de mission (Art.16.1.).
  • Cette réunion doit se tenir dans les plus brefs délais, et au plus tard dans les quinze (15) jours suivant la date d’acceptation de sa mission par le dernier arbitre (Art.16.2.).
  • L’Acte de mission doit répondre à toutes les exigences fixées dans son objet (Art.16.3.).
  • A l’issue de la réunion, le Tribunal arbitral établit un procès-verbal, valant Acte de mission. Le procès-verbal doit être signé par les membres du Tribunal arbitral et les parties (Art.16.5).
  • La date de signature de l’Acte de mission marque le point de départ du délai de six (6) mois imparti au Tribunal arbitral pour qu’il rende sa sentence (Art.25.1).


Etape : 10. Clôture des débats et mise en délibéré

  • Le tribunal arbitral prononce la clôture des débats et la mise en délibéré lorsqu’il estime que les parties ont suffisamment été mises en mesure de présenter leurs moyens, et qu’il a suffisamment d’éléments pour se prononcer sur le litige (Art.24.1.).
  • En raison de circonstances exceptionnelles pouvant avoir une incidence décisive sur la sentence à intervenir, le tribunal arbitral, de sa propre initiative ou à la demande d’une partie, peut décider le rabattement de délibéré et la réouverture des débats, à tout moment, avant le prononcé de la sentence (Art 24.2.).
  • De la sentence


Etape 11. Délai dans lequel la sentence doit être rendue


  • Le Tribunal arbitral rend sa sentence dans un délai maximum de six (6) mois à compter de la signature par toutes les parties de l’Acte de mission visé à l’article 16 du présent Règlement (Art.25.1.).
  • Ce délai peut, sur demande conjointe des parties et du Tribunal arbitral, être prorogé par décision du Comité de médiation et d’arbitrage (Art.25.2.).


Etape 12. Examen préalable de la sentence par le Comité


  • Le tribunal arbitral rédige le projet de sentence dans les trente (30) jours au plus suivant la clôture des débats et la mise en délibéré, sauf prorogation dudit délai par le Comité de médiation et d’arbitrage à la demande du tribunal arbitral si celui-ci justifie d’un motif légitime (Art.26.1.).
  • Le projet de sentence totale, partielle ou intermédiaire est soumis à l’examen du Comité de médiation et d’arbitrage dont l’avis est préalable et consultatif. Aucune sentence ne peut être notifiée aux parties si elle n’a pas été préalablement approuvée en la forme par le Comité de médiation et d’arbitrage (Art.26.2.).

Etape 13. Forme, notification, dépôt de la sentence et caractère exécutoire de la sentence La sentence arbitrale est obligatoirement motivée et rendue par écrit, à la majorité des arbitres constituant le Tribunal arbitral (Art.27.1.).

  • La sentence rendue, le Secrétariat général notifie aux parties le texte signé du Tribunal arbitral, après que les frais de l’arbitrage ont été intégralement réglés audit secrétariat par les parties ou l’une d’entre elles (Art. 29.1.).
  • Des copies supplémentaires certifiées conformes par le secrétariat général sont à tout moment délivrées exclusivement aux parties lorsqu’elles en font la demande (Art.29.3.).
  • Toute sentence arbitrale revêt un caractère obligatoire pour les parties. Par la soumission de leur différend au présent règlement, les parties s’engagent à exécuter sans délai la sentence à intervenir (Art.30.1.).
  • Conformément aux dispositions de la loi n°98-019 du 02-12-98 introduisant l’arbitrage dans le Code de procédure civile, l’appel est exclu contre les sentences arbitrales rendues sous l’égide du règlement du CAMM (Art.30.3.).
  • NB : Si les parties transigent pendant la procédure d’arbitrage, elles peuvent demander au Tribunal arbitral de reprendre leur accord sous la forme d’une sentence d’accord parties (Art.28). Ladite sentence n’a pas à être motivée.